1- Czym są i jak pracują kasy fiskalne online ?

Urządzenia fiskalne ONLINE to nowa kategoria produktów fiskalnych, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych do serwera Ministerstwa Finansów, czyli tzw. Centralnego Repozytorium Kas. CRK jest prowadzone przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Repozytorium gromadzi informacje wysyłane z urządzeń fiskalnych, takie jak: wystawione paragony, raporty kasowe, dokumenty niefiskalne, zdarzenia. CRK jest prowadzone przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Repozytorium gromadzi informacje wysyłane z urządzeń fiskalnych, takie jak: wystawione paragony, raporty kasowe, dokumenty niefiskalne, zdarzenia. Repozytorium podczas fiskalizacji nadaje także numery ewidencyjne urządzeniom fiskalnym. zarejestrowanych przez kasę do Repozytorium. Wysyłania danych z kasy do CRK odbywa się domyślnie co 2 godziny, choć Repozytorium może zmienić harmonogram wysyłania bez wiedzy użytkownika. W przypadku niewysłania danych do CRK kasa nie zablokuje się, będzie nadal pracowała, gromadząc dane w pamięci. Zaległe dane kasa prześle przy następnej udanej komunikacji. W czasie, gdy kasa nie jest używana i nie ma “zaległych” danych do wysłania, może być wyłączona. Nie musi się wówczas łączyć z repozytorium.

2-Kasa fiskalna online

Kasa Fiskalna jest urządzeniem, które służy do rejestracji ewidencji obrotu sprzedawanych towarów lub usług oraz podatku należnego VAT, to autonomiczne narzędzie liczące, pracujące samodzielnie z własną bazą towarową.

3-Drukarka Fiskalna online

Drukarka Fiskalna to rodzaj urządzenia fiskalnego służącego do rejestracji ewidencji obrotu sprzedawanych towarów lub usług oraz podatku należnego VAT, której podstawowym warunkiem pracy jest korzystanie z zewnętrznego oprogramowania i bazy towarowej w celu prowadzenia ilościowo-wartościowej gospodarki magazynowej w placówce handlowej lub usługowej.

4-Czy przed fiskalizacją kasy online trzeba wysyłać zgłoszenie do US?

Przed fiskalizacją nie dokonuje się żadnego zgłoszenia do US

5-Czy po fiskalizacji kasy online trzeba wysyłać zawiadomienie do US?

Po fiskalizacji nie wysyła się obecnie żadnych zgłoszeń do US. Kasy online “zgłaszają” się do US podczas fiskalizacji i automatycznie nadawany jest im numer ewidencyjny.

6-Czy i kiedy przysługuje zwrot za zakup kasy online ?

W rozporządzeniu o ustawie VAT z 1 maja 2019 r. zawarto warunki, jakie musi spełnić podatnik, aby otrzymać zwrot poniesionych na zakup kasy fiskalnej kosztów. Projekt ustawy przewiduje, że podatnicy, których obejmie obowiązek rejestracji sprzedaży i zakupią kasy ONLINE, będą mogli skorzystać z odliczenia w wysokości maksymalnie 700 zł netto jednak nie więcej niż 90% wartości netto danego urządzenia . O zwrot kwoty podatnik może się zwrócić do US już w następnym miesiącu po zafiskalizowaniu i rozpoczęciu rejestracji na kasie online – do wniosku należy dołączyć potwierdzenie zapłaty całości kwoty za zakup kasy oraz raport miesięczny z kasy fiskalnej.
Opis procedury zwrotu tutaj.

7-Czy konieczne jest stałe zapewnienie połączenia kasy z CRK ?

Podatnik, po uruchomieniu kasy online w trybie fiskalnym, obowiązany jest zapewnić połączenie umożliwiające automatyczne lub na żądanie przesyłanie danych między kasą a CRK. Połączenie z CRK odbywa się poprzez sieć telekomunikacyjną (internet) za pomocą dowolnie wybranego przez podatnika połączenia (GSM, LAN, Wi-Fi). Po stronie podatnika leży zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego odbywać się będzie transmisja danych.
(Podstawa prawna: § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)
W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie trwale połączenia pomiędzy kasą a Centralnym Repozytorium Kas, podatnik jest obowiązany złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych, według wzoru.
(Podstawa prawna: § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących)

8-Jakie obowiązki spoczywają na podatniku podczas używania kasy fiskalnej online ?

Ewidencjonując sprzedaż na kasie fiskalnej podatnik ma obowiązek przede wszystkim wydać oryginał paragonu klientowi oraz raz na dzień (jeżeli w danym dniu była dokonana sprzedaż) wydrukować raport dobowy (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego). Ponadto po zakończeniu pracy w danym miesiącu do 25 dnia następnego miesiąca wykonać okresowy pełny raport miesięczny. Stosowanie kasy wyłącznie do własnej ewidencji sprzedaży towarów lub usług. Każdy podatnik posiadający kasę musi pamiętać o obowiązkowym przeglądzie, który ma być dokonany co najmniej raz na 24 miesiące. Jeśli użytkownik nie dokona obowiązkowego przeglądu technicznego urządzenia otrzyma karę pieniężną w wysokości 300 zł.

9-Jakie sankcje za naruszenie obowiązku prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy ?

W myśl art.111 ust. 2 ustawy o VAT, w przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących online brak rejestracji sprzedaży na tym urządzeniu podatnikowi grozi kara grzywny w kwocie do 240 krotności stawki dziennej. W przypadku mniejszej wagi sprawca podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. brak rejestracji sprzedaży na tym urządzeniu podatnikowi grozi kara grzywny w kwocie do 240 krotności stawki dziennej. W przypadku mniejszej wagi sprawca podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

10-Jakie obowiązkowe raporty trzeba wykonywać korzystając z kasy fiskalnej ?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, jednym z obowiązków użytkownika kasy jest wystawianie raportów dobowych oraz miesięcznych. Raport dobowy – wykonuje się go zawsze na koniec dnia po skończonej sprzedaży. Jeśli danego dnia nie było żadnej sprzedaży, nie ma obowiązku drukowania go. Raport miesięczny – należy go wykonać najwcześniej pierwszego, ale nie później niż 25 dnia następnego miesiąca

11-Jak zaprogramować nazwy towarów lub usług w kasie ?

Od wejścia w życie nowego rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących wiele wątpliwości wśród podatników budzi przepis dotyczący informacji umieszonej na paragonie, wg którego paragon fiskalny powinien zawierać m.in. nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację.
12 września 2013 r. Ministerstwo Finansów wydało interpretację ogólną, w której wyjaśnia jak dane sformułowanie ma być rozumiane. W przedstawionym stanowisku, jeżeli przykładowo podatnik dokonuje sprzedaży 5 odmian jabłek i wszystkie są w jednakowej cenie, podatnik może, co do zasady, zaprogramować na kasie nazwę np. ?jabłka?. Jeżeli jednak podatnik sprzedaje np. pomidory i pomidory na gałązce, przy czym oba towary mają różną cenę za kilogram, powinien, co do zasady, oddzielnie je identyfikować. Oznacza to, iż sposób prowadzenia jednoznacznej identyfikacji należy ściśle uzależniać od tego, jaki podatnik posiada asortyment, a co za tym idzie kwestia rozpatrzenia nazwy na paragonie będzie zawsze uzależniona od specyfiki prowadzonej przez podatnika działalności.

12-Wystawianie paragonów z NIP na kasie fiskalnej Online

Na życzenie nabywców podatnik wystawia paragony z ich NIP. Zdarza się, że po sprzedaży nabywcy zgłaszają się do podatnika, prosząc o wystawienie im faktury do posiadanego paragonu. Czy podatnik może wystawiać takie faktury?
Nie. Wystawianie faktur do paragonów z NIP nabywcy jest dopuszczalne tylko w przypadku paragonów na kwoty przekraczające 450 zł. Do paragonów z NIP nabywcy na kwoty nieprzekraczające 450 zł “pełnych” faktur nie można wystawiać, gdyż takie paragony są już fakturami (tzw. fakturami uproszczonymi).
Podstawa prawna:

– art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – j.t. Dz.U. z 2022 r. poz. 931; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz.2180.
Powołane pisma organów podatkowych:
– objaśnienia podatkowe z 16 października 2020 r. dotyczące uznania paragonów fiskalnych za faktury uproszczone

13-Czy można anulować błędnie wystawiony paragon ?

Po wydrukowaniu (zakończeniu paragonu ) nie można już dokonać korekty za pośrednictwem urządzenia fiskalnego. Korekty w przypadku przyjętych zwrotów, uznanych reklamacji bądź popełnionych oczywistych pomyłek należy sporządzać w odrębnej ewidencji, zgodnie z wytycznymi § 3 ust. 3 – 6 rozporządzenia z 14 marca 2013 r. W przypadku gdy mamy do czynienia z pomyłką oczywistą , która zdarzyła się w trakcie sprzedaży a paragon został zakończony, sprzedawca wystawia poprawny paragon, który wydaje klientowi. Błędnie zarejestrowany wraz z krótkim opisem, wartością brutto oraz podatkiem VAT ewidencjonuje się w tzw. zeszycie korekt dołączając oryginał paragonu zawierającego pomyłką.

14-Kiedy należy wykonywać przegląd techniczny kasy ?

Obowiązek wykonywania przeglądów okresowych został nałożony przez Ministra Finansów w Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (§ 54. 1. (Dz.U. poz. 816). Kasę fiskalną należy poddawać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu nie rzadziej niż co 2 lata.
Za niewykonanie przeglądu w terminie, Naczelnik Urzędu Skarbowego w drodze decyzji nakłada na podatnika karę pieniężną w wysokości 300 zł (art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT) oraz obowiązek wykonania zaległego przeglądu. Dodatkowo, przez brak wykonanego przeglądu w terminie, odbierane jest dofinansowanie 700 zł (jeśli podatnik z niego korzystał) (art. 111 ust. 6 ustawy o VAT). Za dopełnienie powyższego obowiązku odpowiada wyłącznie właściciel kasy. Nasze zalecenie to wykonywanie go w terminach rocznych w cenie połowy kwoty przeglądu dwuletniego. Mamy wtedy pewność dotrzymania przeglądu w terminie.

15-Co podczas kontroli w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalne sprawdza pracownik urzędu skarbowego?

•  stan techniczny kasy,
•  nienaruszalność plomb,
•  numer fabryczny, unikatowy i ewidencyjny (umieszczony w sposób trwały na obudowie kasy),
•  książkę serwisową (musi znajdować się w miejscu instalacji kasy),
•  nazwy i przyporządkowanie stawek VAT do towarów lub usług,
•  ważność obowiązkowego przeglądu technicznego,
•  obsługę klienta (w zakresie wydawania paragonów).

16-Czy istnieje obowiązek posiadania kasy rezerwowej ?

Przepisy nie obligują podatników do posiadania kasy rezerwowej. Ale wielu z nich decyduje się na zakup takiego urządzenia. Dlaczego ?. W przypadku awarii urządzenia fiskalnego podatnik nie powinien prowadzić sprzedaży. Wg przepisów serwis ma 48 godz. na podjęcie interwencji i do 14 dni na naprawę uszkodzonego urządzenia. Za brak kasy fiskalnej w takim przypadku lub nie wydawanie paragonu klientowi grożą surowe kary. Dlatego wielu handlowców w celu zachowania ciągłości sprzedaży towarów lub usług w sytuacji awarii decyduje się na zakup tzw. kasy rezerwowej od zakupu , której przysługuje również ulga w wysokości 700,00 zł. (ale jedynie przy pierwszej deklaracji ilości zgłaszanych kas do uruchomienia w firmie).

17-Jak długo może pracować kasa fiskalna ?

Często słyszymy że kasa fiskalna pracuje jedynie przez 5 lat. Czy to prawda ?. Pamięci fiskalnej (czyli jej ?sercu?) do którego tak naprawdę odnosi się to stwierdzenie nie zapełnia mijający czas rzeczywisty, ilość paragonów czy wartość zarejestrowanego obrotu a jedynie liczba wykonanych dobowych raportów fiskalnych. Większość dostępnych kas na rynku dysponuje liczbą 1830 możliwych do wykonania Raportów Dobowych Fiskalnych a zatem podczas codziennej pracy kasy w roku 1830 : 365 = 5.01 lat ciągłej pracy.
W sytuacji gdy podatnik zaprzestanie dokonywania rejestracji za pomocą kasy fiskalnej ze względu na zapełnienie się pamięci fiskalnej, wymianę modułu czy wymianę kasy na inny model, konieczne jest przedsięwzięcie działań mających na celu zachowanie dokumentacji pracy tej kasy. Przy pomocy serwisanta dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy przez wykonanie raportu rozliczeniowego za cały okres pracy kasy odczyt powinien być zakończony protokołem czynności odczytania zawartości pamięci fiskalnej kasy.